El Presidium IFM-SEI está buscando una organización IFM-SEI con el entusiasmo, la capacidad y la habilidad para organizar la reunión del Presidium IFM-SEI a principios del 2019, de febrero a abril. El 2017 y 2018, las reuniones del Presidium fueron organizadas por el Independence Youth Forum en Palestina, por Framfylkingen en Noruega y por Rote Falken Kinderfreunde en Austria. Estamos buscando especialmente anfitriones de la región de América Latina.

IFM-SEI Presidium is looking for an IFM-SEI organisation with the enthusiasm, capacity and ability to host the IFM-SEI Presidium meeting in early 2019, in February to April. In 2017 and 2018, Presidium meetings were hosted by Independence Youth Forum in Palestine, by Framfylkingen In Norway, and by Rote Falken Kinderfreunde in Austria. We are especially looking for hosts from the Latin American region.

El IFM-SEI Presidium es el consejo de toma de decisiones de IFM-SEI compuesto por 12 miembros, diez representantes regionales, Presidente y Secretaria General, más un representante de la Comisión de Control de IFM-SEI. El Presidium se reúne cara a cara tres veces al año, incluida una vez en el Comité o Congreso Internacional. Las reuniones del Presidium generalmente tienen duran dos días completos.

The IFM-SEI Presidium is the decision-making board of IFM-SEI made up of 12 members – ten regional representatives, the President and Secretary General – plus by a representative of the IFM-SEI Control Commission. The Presidium meets face-to-face three times a year, including once at the International Committee or Congress. Presidium meetings usually take place over two full days.

Estamos buscando un anfitrión de la reunión del  Presidium que tendrá lugar en febrero, marzo o abril del 2019. La invitación debe enviarse al menos 2,5 meses antes de la reunión, con el fin de que todos los arreglos esten finalizados para ese momento.

We are looking for a Presidium host for a meeting that will take place in February, March or April 2019. The invitation must be sent out at least 2.5 months before the meeting, therefore all arrangements must be finalised by this time.

• - Organizar la reserva de alojamiento económico durante la duración de la reunión (por lo general, tres noches); debe ser en un albergue o en un hotel económico en habitaciones compartidas.
• - Organizar las comidas y refrigerios durante la reunión.
• - Organizar la reserva de un lugar de reunión adecuado: este será preferiblemente el lugar de reunión de la organización anfitriona.
• - Coordinar el transporte local para los participantes o dar instrucciones a los participantes para que se dirijan por su cuenta al lugar de alojamiento / reunión.
• - Apoyar el proceso de solicitud de visa, si corresponde.
• - Proporcionar los materiales y el equipo técnico necesarios (por ejemplo, electricidad local, de la red eléctrica, soporte de rotafolio, proyector)
• - Reunir la información necesaria para detalles técnicos
• - Apoyar con los elementos culturales o sociales del programa, si es relevante.
• - Estar en comunicación regular con la Secretaría de IFM-SEI y cumplir con los plazos acordados
• - Asegúrarse de que todos los costos estén dentro del presupuesto asignado acordado y proporcione facturas / recibos de todos los servicios.

• - Arrange the booking of budget accommodation for the duration of the meeting (usually three nights) – this should be in a hostel or budget hotel in shared rooms
• - Organise meals and refreshments for the duration of the meeting
• - Arrange the booking of a suitable meeting venue – this will preferably be a meeting place of the host organisation
• - Coordinate local transport for participants or provide instructions for participants to make their own way to the accommodation/meeting venue(s)
• - Support the visa application process, if applicable
• - Provide necessary materials and technical equipment (e.g. stationary, mains electricity, flipchart stand, projector)
• - Collate information needed for technical details
• - Support cultural or social elements of the programme, if relevant
• - Be in regular communication with the IFM-SEI Secretariat and adhere to agreed deadlines
• - Ensure that all costs are within the agreed allocated budget and provide invoices/receipts for all services

Si está interesado en ser anfitrión de la reunión del Presidium, envíe una carta al Presidente y a la Secretaría General de IFM-SEI a christina@ifm-sei.org y carly@ifm-sei.org detallando lo siguiente:

• - Su sugerencia de ubicación y fechas / horarios
• - Un presuesto estimado para:
  • * Alojamiento para 3 noches por persona
  • * Comida y refrigerios para 3 días por persona
  • * Sala de reunión contratada para 2 días completos (si es aplicable)
  • * Transporte local del aeropuerto al hotel / local de reunión por persona.
• - Su relación con el ministerio u organismo que se ocupa de los procesos de visa en su país (si corresponde)
• - Su motivación para organizar la reunión

Si puede sugerir u ofrecer cofinanciamiento para la reunión, le solicitamos que lo describa en su solicitud.

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Carly al correo carly@ifm-sei.org. Fecha límite para las expresiones de interés: domingo 16 de septiembre del 2018 (23:59 CET).

If you are interested in hosting the Presidium meeting, please send a letter to the IFM-SEI President and Secretary General at christina@ifm-sei.org and carly@ifm-sei.org outlining the following:

• - Your suggestion of location and dates/timings
• - An estimated budget for:
  • * Accommodation for 3 nights per person
  • * Food and refreshments for 3 days per person
  • * Meeting room hire for 2 full days (if applicable)
  • * Local transport between the international airport and hotel/meeting venue per person
• - Your relation with the ministry/body dealing with visa processes in your country (if applicable)
• - Your motivation to host the meeting

If you are able to suggest or offer co-financing for the meeting, we would ask for you to please outline this in your application.

If you have any questions please contact Carly on carly@ifm-sei.org. Deadline for expressions of interest: Sunday 16 September 2018 (23:59 CET).